Xây dựng công cụ, hệ thống quản lý nền tảng – bước tạo đà phát triển bền vững cho doanh nghiệp khởi nghiệp Việt Nam

Xây dựng công cụ, hệ thống quản lý nền tảng – bước tạo đà phát triển bền vững cho doanh nghiệp khởi nghiệp Việt Nam

Cùng với sự phát triển của xã hội hiện nay, doanh nghiệp khởi nghiệp xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý (HTQL) theo các tiêu chuẩn ISO ngày càng nhiều nhằm giúp hoạt động một cách khoa học và hiệu quả.

Theo thống kê sơ bộ, trong 15 năm qua, Việt Nam đã có gần 1.000.000 doanh nghiệp đăng ký thành lập, trong đó tỷ lệ doanh nghiệp khởi nghiệp Việt Nam thành công chỉ chiếm khoảng 13,4% trong 3 năm đầu, xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: không huy động được vốn đầu tư ban đầu, ý tưởng khởi nghiệp không khả thi hoặc không có khả năng thương mại hóa, người khởi nghiệp chưa có đánh giá đúng về năng lực bản thân và các nguồn lực khởi nghiệp, thiếu kinh nghiệm quản trị kinh doanh, chưa có kỹ năng và kiến thức để xây dựng chiến lược phát triển, không biết cách lập kế hoạch kinh doanh khả thi…và ngay từ đầu đã không có ý niệm về việc hình thành, xây dựng và phát triển doanh nghiệp khởi nghiệp một cách bài bản, tuân thủ luật chơi chung của thị trường và các quy định trong nước và quốc tế.

Cùng với sự phát triển của xã hội hiện nay, doanh nghiệp khởi nghiệp xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý (HTQL) theo các tiêu chuẩn ISO ngày càng nhiều nhằm giúp hoạt động một cách khoa học và hiệu quả. Không những vậy, việc đạt được các loại chứng nhận HTQL cũng được khách hàng đưa vào tiêu chí để lựa chọn sản phẩm hay đối tác. Tùy theo từng loại ngành nghề và yêu cầu của khách hàng có thể áp dụng nhiều loại HTQL khác nhau. Tuy nhiên, việc tồn tại nhiều HTQL cùng lúc sẽ gây rườm ra, nặng nề cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giảm hiệu quả của HTQL.

Với kết quả đúc kết trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình 712, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC 2) tiếp tục triển khai nhiệm vụ “Nghiên cứu, triển khai áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến cho các doanh nghiệp khởi nghiệp Việt Nam” - mã số 03.3/DA2-2019, thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”. Nhiệm vụ đã hoàn thành việc triển khai áp dụng  HTQL nền tảng như ISO 9001; ISO 22000; HACPP…và công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến tại 5 doanh nghiệp.

Công ty CP Doanh nghiệp Xã hội Vulcan áp dụng thành công ISO 9001:2015 và 5S cho lĩnh vực sản xuất, lắp ráp, cung ứng tay giả cho người khuyết tật

Về lợi ích chung tất cả các doanh nghiệp: Đơn giản hóa các tài liệu quy trình; Thuận tiện và đảm bảo sự đầy đủ, chặt chẽ trong việc đạt được mục đích quản lý theo từng quá trình phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn; Đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả về mô hình và cấu trúc tổ chức, nhân sự (cắt giảm, tiết kiệm nhân lực vận hành hệ thống); Thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên, xây dựng thói quen làm việc an toàn; Dùng các công cụ năng suất chất lượng làm nền tảng giúp cho doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về chất lượng; Giảm chi phí đánh giá chứng nhận, giám sát hàng năm; Tinh giản thời gian cho việc tiếp đoán các đoàn đánh giá,…. 

Đối với doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và 5S, việc áp dụng Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp kết hợp Quy định 5S tại các khu vực kho vật tư và thành phẩm giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được các vấn đề vật tư lỗi, phế phẩm, công cụ dụng cụ…Nhờ vậy, tỷ lệ lỗi vật tư và bán thành phẩm giảm trung bình 40%; Thời gian sản xuất của doanh nghiệp cũng được rút ngắn hơn thông qua việc tăng năng suất lao động từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 10% chi phí nhân công do làm thêm giờ hay thuê gia công ngoài, kiểm tra vật tư, kiểm tra sản phẩm và thời gian đóng gói và giao hàng.

Đối với Doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý An toàn thực phẩm ISO 22000:2018; HACCP và 5S, nhận diện được tất cả các mối nguy xuyên suốt quá trình sản xuất từ khâu nhập liệu đến khâu thành phẩm (sinh học, hóa học và vật lý), từ đó, đưa ra các chương trình kiểm soát vệ sinh (SSOP) và lập bảng tổng hợp kế hoạch HACCP để kiểm soát các điểm tới hạn (CCP) và phòng ngừa tất cả mối nguy liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm, giảm các sản phẩm không phù hợp trước khi xuất xưởng;

Giữ gìn vệ sinh khu vực sản xuất luôn trong tình trạng được sạch sẽ, các vật dụng được sắp xếp gọn gàng, các nguyên liệu, phụ gia được nhận biết và để đúng vị trí của nó, sắp xếp theo nguyên tắc 1 chiều nhằm tránh tình trạng nhiễm chéo, nhiễm khuẩn trong khu vực sản xuất, vì vậy, việc Công ty kiểm soát được các vấn đề về vệ sinh, tạo sản phẩm an toàn, tăng niềm tin cho khách hàng, mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Về lợi ích về kinh tế, tổng kết nhiệm vụ, về lợi ích kinh tế đạt được tại 5 doanh nghiệp tiết do giảm lỗi vật tư, nguyên liệu, chi phí nhân công, tăng năng suất lao động, kiểm soát được các mối nguy, lây nhiễm chéo…trung bình tiết kiệm 399,6 triệu đồng trên tổng số 539 triệu chi phí đầu tư cho việc đào tạo, mua sắm kệ, pallet, màn nhựa, vật tư kho…tổng thời gian hoàn vốn trung bình 13,67 tháng.

Việc áp dụng các công cụ năng suất tiên tiến và hệ thống quản lý nền tảng đã mang lại các hiệu quả thực sự trong việc tinh gọn hoạt động quản lý điều hành và tổ chức nhân sự nhưng đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện như sau: 

-       Doanh nghiệp cần xây dựng và áp dụng HTQL theo mục tiêu, nhu cầu cần thiết, đồng thời phải đảm bảo tính tuân thủ pháp luật để đạt được hiệu quả cao nhất

-       Doanh nghiệp phải có tình hình nhân sự ổn định, việc thay đổi nhân sự rất ảnh hướng đến tiến độ của dự án, cũng như chất lượng của dự án. Trong quá trình triển khai, một số dự án đã phải khai lại từ đầu do thay đổi nhân sự của doanh nghiệp.

-       Một trong những yếu tố quyết định thành công của dự án là sự cam kết và hỗ trợ về nguồn lực của Ban lãnh đạo một cách kịp thời, đầy đủ nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu quả. Việc triển khai không chỉ là tìm ra các giải pháp kỹ thuật mà còn liên quan rất nhiều các yếu tố khác ảnh hưởng đến việc xác định giải pháp và lập kế hoạch hành động.

-       Đảm bảo nhân sự tại các phòng ban theo khuyến nghị của nhóm chuyên gia để phối hợp triển khai nhiệm vụ hiệu quả. Chọn những thành viên nòng cốt, của công ty để tham gia nhóm triển khai dự án.

-       Đối tượng và phạm vi áp dụng là lựa chọn những khu vực sản xuất hay công đoạn điển hình, có nhiều vấn đề, CBCNV tham gia nhiệt tình, hăng hái và phạm vi phù hợp với thời gian và nguồn lực.

-       Mục tiêu dự án cần phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể nhằm giúp cho dự án có thể triển khai đúng tiến độ và phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp

-       Thực trạng, nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất.

Video clip