Lợi ích và tiềm năng áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho các doanh nghiệp Việt Nam

Lợi ích và tiềm năng áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho các doanh nghiệp Việt Nam

Tiêu chuẩn ISO 9000 được chính thức giới thiệu từ năm 1995 thông qua Hội nghị Chất lượng toàn quốc lần thứ nhất do Bộ Khoa học và Công nghệ và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức và mãi đến năm 1996, 1997 mới bắt đầu có doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam được chứng nhận phù hợp. Trong giai đoạn đầu, tư duy nhận thức của một số nhà quản lý đã áp dụng ISO 9000 được hình thành một cách đơn giản là phải được chứng nhận để dễ bán hàng, để nhận được đơn hàng thuận lợi hơn. Tư duy này đã nhanh chóng được thay thế bằng những suy nghĩ tích cực “áp dụng ISO để nâng cao năng lực quản lý”. Từ đó đến nay, thực tế đã minh chứng, không chỉ ISO 9000 mà HACCP, ISO 14000, ISO 22000, SA 8000, TQM … đã được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm thực sự về tính hiệu quả của các tiêu chuẩn, phương thức quản lý.

Đến nay, nhiều doanh nghiệp không chỉ áp dụng một hệ thống quản lý hay một công cụ năng suất đơn lẻ mà họ đã áp dụng hai hoặc ba hệ thống, cùng với các công cụ cải tiến năng suất chất lượng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng. Qua khảo sát thực tế, nhóm chuyên gia nhận thấy doanh nghiệp áp dụng các công cụ năng suất chất lượng, hệ thống chưa mang tính đồng bộ, chưa có phương pháp tích hợp với nhau, điều này đã gây phức tạp cho doanh nghiệp như: 1/ Mang tính độc lập do đặc thù của từng mục đích quản lý, 2/ Khó khăn trong vận hành áp dụng, thậm chí có thể mâu thuẫn, 3/ Quá nhiều quy định, phát sinh nhiều loại tài liệu, hồ sơ và tốn nhiều thời gian, chi phí mỗi khi đánh giá sự phù hợp.

Nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, nhiệm vụ “Áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực miền Nam” được triển khai áp dụng cho 20 doanh nghiệp thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”.

          Hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống được hình thành từ sự phối hợp nhiều hệ thống quản lý theo các mục đích khác nhau. Việc áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, 14001, 22000,… cùng với các công cụ năng suất chất lượng như 5S, GHK, 7 công cụ, MFCA… được đánh giá đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cán bộ công nhân viên như: 1/ Đơn giản hóa các tài liệu quy trình, 2/ Thuận tiện và đảm bảo sự đầy đủ, chặt chẽ trong việc đạt được mục đích quản lý theo từng quá trình phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn, 3/ Đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả về mô hình và cấu trúc tổ chức, nhân sự (cắt giảm, tiết kiệm 50% nhân lực vận hành hệ thống), 4/ Thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên, xây dựng thói quen làm việc an toàn, 5/ Dùng các công cụ năng suất chất lượng làm nền tảng giúp cho doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về chất lượng, 6/ Giảm chi phí đánh giá chứng nhận, giám sát hàng năm, 7/ Tinh giảm thời gian cho việc tiếp đoán các đoàn đánh giá,….

Hình 1. Đào tạo tại Công ty TNHH Tài Tiến

Nhiệm vụ đã hoàn thành việc triển khai áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho 20 doanh nghiệp với các hiệu quả được đo lường cụ thể bằng các số liệu và minh họa bằng các hình ảnh rõ ràng, cụ thể như sau:

- 100% doanh nghiệp đạt chứng nhận 2 hệ thống quản lý với việc tích hợp các biểu mẫu nhằm đơn giản hóa và tránh cho phát sinh nhiều hồ sơ trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý.

- Các quy trình làm việc tại các phòng ban giúp cho việc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đạt và kiểm soát chất lượng của dịch vụ ngày một tốt hơn. Nhân viên của doanh nghiệp hiểu và áp dụng đúng các quy trình được soạn thảo trong hệ thống tài liệu.

- Với 18/20 doanh nghiệp tham gia dự án mong muốn áp dụng hệ thống quản lý ISO 14001: 2015 chiếm 90% hệ thống quản lý áp dụng là xu hướng trong tương lai do các phiên bản tiêu chuẩn 2015 tuân theo một cấu trúc cấp cao mới làm cho việc thực hiện nhiều tiêu chuẩn trong một tổ chức trở nên dễ dàng hơn.

- Với công cụ 5S được áp dụng 15/20 doanh nghiệp giúp cho môi trường làm việc tại văn phòng trở nên khoa học, sạch sẽ và ngăn nắp. Với phạm vi áp dụng là văn phòng, công cụ 5S quá trình lưu trữ hồ sơ tạo dựng được một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, thông thoáng góp phần tăng năng suất lao động. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng áp dụng 5S tại khu vực kho hay xưởng sản xuất giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu, máy móc và thành phẩm. Công cụ thứ hai như 7 công cụ kiểm soát chất lượng, Layout, GP,...sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về chất lượng, tiết kiệm được chi phí hơn 1,5 tỷ đồng/năm, trung bình mỗi doanh nghiệp tiết kiệm được gần 80 triệu đồng/năm.

 

 Hình 2. Chi phí đầu tư so với chi phí tiết kiệm

          Mô hình quản lý tích hợp đã mang lại các hiệu quả thực sự trong việc tinh gọn hoạt động quản lý điều hành và tổ chức nhân sự.

 

Video clip