ISO 22301 - công cụ ứng phó với sự cố trước khi nó xảy ra

ISO 22301 - công cụ ứng phó với sự cố trước khi nó xảy ra

Một cơn bão mạnh tấn công đã làm Water Direct - doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nước đóng chai tại Colchester (Anh) bị cắt điện, internet, điện thoại và nhân viên không thể đến được trụ sở làm việc. Tuy nhiên, hoạt động của Water Direct vẫn diễn ra, mọi cuộc gọi của khách hàng đều được trả lời và xử lý như những ngày làm việc bình thường.

CEO của Water Direct - ông Keith Silock - cho biết, khả năng phản ứng nhanh nhạy của Công ty với cơn bão này là nhờ Water Direct đã áp dụng hiệu quả ISO 22301:2012 - Hệ thống Quản lý Kinh doanh liên tục phù hợp. ISO 22301 giúp công ty thay đổi cách lưu trữ thông tin. Từ cách truyền thống lưu thông tin đặt tại trụ sở chính, nay chuyển sang hệ thống mới giúp mọi nhân viên trong Công ty đều truy cập được thông tin ở mọi địa điểm. Khi cơn bão xảy ra, Water Direct ngay lập tức thực hiện theo kế hoạch quản lý liên tục được thiết lập và phê duyệt trước đó.
 
Theo kế hoạch, ban lãnh đạo và các nhân viên chủ chốt của Công ty đã tổ chức họp khẩn cấp và thiết lập địa điểm làm việc tạm thời tại một khách sạn với đầy đủ tiện ích cần thiết trong khu vực cho đến khi khôi phục được hoạt động của trụ sở chính. Địa điểm khách sạn được lựa chọn trước đó khi thiết lập kế hoạch kinh doanh liên tục. Đường dây điện thoại nhanh chóng cũng được hồi phục, các cuộc gọi tới được chuyển tới một số di động nên tất cả các cuộc gọi của khách hàng và đối tác đều được trả lời, không bị gián đoạn. Nếu khách hàng gọi tới, họ sẽ được trả lời ngay lập tức, không khác gì những ngày làm việc bình thường.
 
Thiên tai
Doanh nghiệp có thể bị phá sản bởi thiên tai, rủi ro
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 22301, được biên soạn bởi Ủy ban Kỹ thuật ISO/TC 223, có tên đầy đủ “An ninh xã hội – Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục – Các yêu cầu”, quy định các yêu cầu để lập kế hoạch, thiết lập, thực hiện, vận hành, theo dõi, xem xét, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý tài liệu để bảo vệ, chống lại, giảm khả năng xảy ra, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi sự cố gây gián đoạn kinh doanh.
 
Các yêu cầu của ISO 22301 tương tự như những tiêu chuẩn khác do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa ban hành. Nhưng tiêu chuẩn này đòi hỏi phải được nhấn mạnh hơn và có tính mô tả hơn. Ví dụ, ISO 14001 và ISO 45001 yêu cầu các quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp và thử nghiệm chúng, nhưng cả hai đều không yêu cầu chi tiết như ISO 22301. Có thể những tình huống trước đây đã được chấp nhận so với các tiêu chuẩn khác thì tại ISO 22031 không được chấp nhận vì chưa đủ mức chi tiết. 
 
Bên cạnh đó, đối với các tiêu chuẩn khác, khi một sự không phù hợp xảy ra, doanh nghiệp có thể quyết định phải làm gì để khắc phục và thực hiện các hành động khắc phục tương ứng. Còn trong ISO 22301, doanh nghiệp phải xác định đầy đủ các phương án cần làm trước khi sự không phù hợp nào đó có thể xảy ra và được chuẩn bị ngay cả khi nó không bao giờ xảy ra.
 
Các chuyên gia cuả SMEDEC2
Các chuyên gia cuả SMEDEC2 khảo sát để tư vấn cho doanh nghiệp cải tiến khu vực làm việc
 
Theo khảo sát của tổ chức ISO quốc tế, đến nay đã có hơn 3.000 tổ chức thuộc 49 quốc gia được cấp chứng chỉ ISO 22301:2012. Một số trường hợp áp dụng thành công tiêu chuẩn này như: Water Direct, Inspire-Tech;… 
 
Thời tiết ở Việt Nam những năm gần đây ngày càng bất thường. Mưa bão, sạt lở, hạn hán diễn biến phức tạp, gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho kinh tế Việt Nam. Khi những tình huống bất lợi đột ngột xảy ra, chịu thiệt hại nặng nề nhất chính là các doanh nghiệp trong nước. 
 
Các doanh nghiệp Việt Nam đa phần là vừa và nhỏ, bởi vậy, khi gặp những tác động xấu, nếu không có một phương án dự phòng những tình huống đó, doanh nghiệp có khả năng sẽ bị gián đoạn hoạt động, chịu những tổn thương nghiêm trọng và có thể dẫn tới tình huống xấu nhất là phá sản. Không chỉ thiên nhiên mới gây nên các gián đoạn trong hoạt động sản xuất mà còn có cả những rủi ro, tác động do con người như cháy nổ, tấn công mạng, khủng bố, tắt nguồn điện, biến động thị trường,... ISO 22301:2012 là một công cụ phù hợp để doanh nghiệp Việt nghiên cứu áp dụng.
 
Trong khuôn khổ Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, Trung tâm Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEDEC2) được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng giao chủ trì nghiên cứu, phổ biến, hướng dẫn áp dụng ISO 22301 vào doanh nghiệp Việt Nam. Trong đó có tổ chức các khóa đào tạo và xây dựng mô hình điểm tại một số doanh nghiệp trong nước.
Video clip