Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị nguồn lực để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng

Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị nguồn lực để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng

Trong sự phát triển của xã hội hiện nay, doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý (HTQL) theo ISO ngày càng nhiều nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp hoạt động một cách khoa học và hiệu quả. Không những vậy, việc doanh nghiệp đạt được các loại chứng chỉ HTQL theo ISO cũng được khách hàng đưa vào tiêu chí để lựa chọn sản phẩm hay đối tác. Tùy theo từng loại ngành nghề và yêu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại HTQL khác nhau. Tuy nhiên, việc tồn tại nhiều HTQL cùng lúc sẽ gây rườm ra, nặng nề cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giảm hiệu quả của HTQL.

Với kết quả khả thi từ nhiệm vụ 03.8/2016 và học tập kinh nghiệm của các nhiệm vụ tương tự từ các đơn vị khác, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC 2) tiếp tục triển khai nhiệm vụ 03.8/2017, Nhân rộng áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho 30 doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực miền nam thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”.

Nhiệm vụ đã hoàn thành việc triển khai áp dụng tích hợp HTQL và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho 30 doanh nghiệp với các hiệu quả được đo lường cụ thể bằng các số liệu và minh họa bằng các hình ảnh rõ ràng, cụ thể như sau:

- 100% doanh nghiệp xây dựng và áp dụng thành công các HTQL và công cụ năng suất đủ điều kiện đánh giá chứng nhận 2 HTQL với việc tích hợp các biểu mẫu nhằm đơn giản hóa và tránh cho phát sinh nhiều hồ sơ trong quá trình áp dụng. Các quy trình làm việc tại các phòng ban giúp cho việc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đạt và kiểm soát chất lượng của dịch vụ ngày một tốt hơn. Nhân viên của doanh nghiệp hiểu và áp dụng đúng các quy trình được soạn thảo trong hệ thống tài liệu.

- Việc ưu tiên áp dụng công cụ cải tiến như 5S, Layout và 7 công cụ thống kê đã giúp cho doanh nghiệp giúp cho môi trường làm việc làm việc ngăn nắp, khoa học, thông thoáng và đưa ra các cải tiến nhằm góp phần tăng năng suất cho doanh nghiệp từ 20% đến 30%. Đồng thời, doanh nghiệp áp dụng công cụ cải tiến năng suất góp phần hỗ trợ cho hệ thống quản lý hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.

- Việc lựa chọn HTQL tích hợp và công cụ cải tiến năng suất phù hợp góp phần thúc đẩy đổi mới, hiệu quả và hiệu lực cho doanh nghiệp thông qua áp dụng các công nghệ và giải pháp doanh nghiệp tiên tiến, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, sáng tạo, đổi mới trong kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Kết quả triển khai điển hình tại Công ty Cổ phần Nhôm - Nhựa Kim Hằng được minh họa cụ thể:

1. Hệ thống thoát nước thải:

- Trước áp dụng: Trước đây, khu vực cống nước thải được bố trí ngay khu vực cổng nhà máy, rác và nước thải được xử lý không triệt để dẫn đến ùn ứ, bốc mùi, ô nhiễm ảnh hưởng đến môi trường và mỹ quan.

- Sau áp dụng: Sau khi triển khai xây dựng HTQL môi trường, Ban lãnh đạo Công ty đã nhanh chóng cho cải tạo hệ thống thoát nước thải trước nhà máy đảm bảo khu vực thoát nước thải vào đúng nơi quy định, không ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.

2. Khu vực phân loại chất thải:

- Trước áp dụng: các thùng chứa rác thải chưa được phân loại tách riêng để vào khu vực chứa chất thải riêng.

- Sau áp dụng: Công ty đã có quy định rõ về phân loại và xử lý chất thải, rác thải.

Hình 3. Khu vực phân loại chất thải sau khi áp dụng 

3. Ngoài ra, cán bộ, công nhân viên Công ty định kỳ tham gia tập huấn kiến thức PC&CC và kỹ năng dập tắt đám cháy ban đầu, ngay từ khi mới phát sinh

Hình 4. Cán bộ, công nhân viên Công ty Cổ phần Nhôm - Nhựa Kim Hằng tham gia tập huấn

Áp dụng HTQL tích hợp và ứng dụng các công cụ cải tiến năng suất chất lượng là từng bước thực hành quản lý chất lượng toàn diện (TQM) như hiện nay. Quá trình phát triển này đã giúp nhiều doanh nghiệp có cơ sở vững chắc hoàn thiện HTQL của mình từ đó có khả năng cải tiến hơn nữa để đạt đến tầm cao trong phát triển năng suất và chất lượng.

Hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống được hình thành từ sự phối hợp nhiều HTQL theo các mục đích khác nhau. Việc áp dụng HTQL tích hợp theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, 14000, 22000, 45000 … cùng với các công cụ năng suất chất lượng như 5S, Bố trí mặt bằng, 7 công cụ thống kê, GHK… được đánh giá đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cán bộ công nhân viên như:

- Đơn giản hóa các tài liệu quy trình,

- Thuận tiện và đảm bảo sự đầy đủ, chặt chẽ trong việc đạt được mục đích quản lý theo từng quá trình phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn

- Đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả về mô hình và cấu trúc tổ chức, nhân sự (cắt giảm, tiết kiệm 50% nhân lực vận hành hệ thống)

- Thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên, xây dựng thói quen làm việc an toàn,

- Dùng các công cụ năng suất chất lượng làm nền tảng giúp cho doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về chất lượng,

- Giảm chi phí đánh giá chứng nhận, giám sát hàng năm,

- Tinh giảm thời gian cho việc tiếp đoán các đoàn đánh giá,…. 

Mô hình quản lý tích hợp đã mang lại các hiệu quả thực sự trong việc tinh gọn hoạt động quản lý điều hành và tổ chức nhân sự nhưng đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện như sau: 

- Doanh nghiệp đã xây dựng và áp dụng HTQL chất lượng theo ISO 9001 là cần thiết nhất cho việc áp dụng tích HTQL và CCNS đạt được hiệu quả cao nhất

- Doanh nghiệp phải có tình hình nhân sự ổn định, nhân sự thuộc phạm vi dự kiến áp dụng không có thay đổi quá 60% trong năm trước đó. Việc thay đổi nhân sự rất ảnh hướng đến tiến độ của dự án, cũng như chất lượng của dự án. Trong quá trình triển khai, một số dự án đã phải tạm dừng hoặc triển khai lại từ đầu do thay đổi nhân sự của doanh nghiệp.

- 100% thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp có tinh thần và mong muốn áp dụng phương pháp làm việc nhóm trong phát huy ý tưởng và cải tiến. Việc triển khai dự án rất cần sự cam kết và hỗ trợ về nguồn lực của Ban lãnh đạo một cách kịp thời và đầy đủ đã giúp dự án hoàn thành kịp tiến độ và hiệu quả. Việc triển khai không chỉ là tìm ra các giải pháp kỹ thuật mà còn liên quan rất nhiều các yếu tố khác ảnh hưởng đến việc xác định giải pháp và lập kế hoạch hành động. Chính vì vậy, sự cam kết và tham gia của ban lãnh đạo cao nhất là rất cần thiết – Chỉ có thể bắt đầu thực hiện dự án sau khi ban lãnh đạo công ty đã quyết định hành động. Đây cũng là cơ sở để duy trì việc thực hiện và nhân rộng cho toàn bộ công ty

- Đảm bảo 100% nguồn nhân lực theo khuyến nghị của nhóm chuyên gia để phối hợp với đơn vị tư vấn nhằm triển khai nhiệm vụ hiệu quả. Chọn những thành viên nòng cốt, của công ty để làm nhóm triển khai dự án.

- Đối tượng và phạm vi áp dụng là lựa chọn những khu vực sản xuất hay công đoạn điển hình, có nhiều vấn đề, CBCNV tham gia nhiệt tình, hăng hái và phạm vi phù hợp với thời gian và nguồn lực.

- Mục tiêu dự án cần phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể nhằm giúp cho dự án có thể triển khai đúng tiến độ và phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp

- Thực trạng, nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất.

Nguyễn Minh Khang - Nguyễn Phước Lộc

Video clip